THE  WEDDING DAY COORDINATOR ovvero la “Coordinatrice del giorno delle nozze”

1. L’attività della WDCoordinator
2. In cosa conisiste il servizio ed il suo valore aggiunto
3. A chi si rivolge

Alla domanda “avete bisogno di una wedding planner?” la risposta non sarà necessariamente si o no, perché esiste una simpatica via di mezzo tra “affidarsi ad una Wedding Planner” e “organizzare le nozze in autonomia” ed è la figura della “Wedding Day coordinator” o meglio la “Coordinatrice del giorno delle nozze”

INTRODUZIONE

Se alla domanda “avete bisogno di una wedding planner?” la vostra risposta è un “NI”, vi proponiamo la figura che fa per voi: la “Wedding Day Coordinator” o meglio la “Coordinatrice del giorno delle nozze” .. potrete affidarvi a Lei dopo aver pianificato e scelto di persona tutto ciò che desiderate per il vostro matrimonio ...

Ecco in pillole i servizi proposti da tale figura ... il fine? Quello di farvi vivere il giorno delle nozze in completo relax in compagnia dei vostri invitati, sicuri di avere qualcuno al vostro fianco a cui delegare lo stress dei piccoli dettagli ..  

1.     LA FIGURA DELLA WEDDING DAY COORDINATOR

Dopo mesi trascorsi a pianificare il vostro evento, a far si che tutti i dettagli rispondano al tema da voi scelto, filo conduttore in tutte le fasi, avete bisogno di delegare qualcuno che capisca e condivida l’importanza di ogni dettaglio, e di conseguenza si accerti che ogni servizio venga realizzato come stabilito e concordato. Sappiamo tutti che i preparativi fatti durante i mesi precedenti, diventano più impegnativi proprio il mese prima delle nozze, con il rischio, per gli sposi, di accumulare stress e non avere il tempo necessario per rilassarsi.

Perchè ridursi in questo stato? La vostra Wedding Day Coordinator vi sostituirà in tante piccole attività, che avete già concordato, ma che necessitano solo di essere concretizzate. Importante quindi instaurare subito un rapporto di fiducia, affinchè diventi la vostra ALTER-EGO.

Deve essere una persona esterna rispetto a qualsiasi fornitore scelto, per potervi assicurare imparzialità nell’attività di coordinamento.

2.     IN COSA CONSISTE IL SERVIZIO ED IL SUO VALORE AGGIUNTO

La Wedding Day Coordinator e la coppia di sposi, dopo un breve colloquio e la conferma dell’incarico, si incontreranno uno/due mesi prima del matrimonio, analizzeranno insieme, punto per punto, ogni cosa pensata e ideata dagli sposi per il loro evento. Verrà messo in opera un programma, ed il timing da seguire il giorno delle nozze, ed una check list con gli ultimi dettagli.

Il ruolo prevede il coordinamento e la regia del giorno delle nozze: ciò significa che nei giorni precedenti l’evento, la WDC contatterà tutti i fornitori per concordare il timing, ed eventuali dettagli, necessari per programmare una scaletta. Si assicurerà che tutti i dettagli che avete pianificato per mesi, vengano realizzati esattamente come da voi programmati.

LA WDC controllerà che il fiorista arrivi in tempo presso chiesa e location, coordinerà la consegna del bouquet della sposa e bottoniere per lo sposo e i testimoni; sistemerà i libretti della messa sulle panche, preparerà il riso affinché non lasci aloni bianchi sull’abito dello sposo. Distribuirà i bigliettini con le indicazioni stradali da Chiesa a Location agli invitati. Si accerterà che la location rispetti la disposizione concordata, posizionerà il tableau, i menù e i segnaposto personalizzati. Allestirà il tavolo delle bomboniere. Rimarrà a disposizione per eventuali necessità da parte degli ospiti, coordinerà i musicisti ed eventuali spostamenti e/o pagamenti da parte degli sposi.. ma soprattutto sarà il punto di riferimento per gli sposi!

Il giorno del matrimonio è a completa disposizione dalla mattina fino a fine serata, infatti indosserà scarpe comode perchè sa che i dettagli da coordinare saranno tanti.

Delegare parenti ed amici non è molto piacevole, ricordatevi che anche loro fanno parte degli invitati, e voi per primi desiderate possano godersi questo giorno meraviglioso, tanto atteso e programmato.

La Wedding Day coordinator scelta diventerà il punto di riferimento per tutti i fornitori. Dovrà contattali prima del giorno delle nozze per capire come organizzarsi. Revisionerà gli accordi presi, per organizzare la scaletta delle attività e il timing. Molto importante: la wedding day coordinator effettuerà il sopralluogo della location con gli sposi, e studierà insieme a loro la dinamica dell’evento.

Il giorno delle nozze sarà lì pronta a condurre lo show!

Solitamente la Wedding D arriva con il primo fornitore e finisce quando l’ultimo invitato sarà andato via.

3.  A CHI SI RIVOLGE il servizio della ‘WEDDING DAY COORDINATOR’

Dopo aver chiarito il concetto di  Wedding Day coordinator rispetto alla figura della  Wedding Planner che già conosciamo, ecco a quali coppie è consigliato tale servizio: 

alle coppie che non hanno una voce di budget dedicata al servizio di una wedding planner,

alle coppie che, sicure di potercela fare per contro proprio fino alla fine, si accorgono di aver bisogno di aiuto a ridosso dell’evento nel momento in cui tutti i dettagli pianificati vanno anche concretizzati e messi in scena il giorno delle nozze,

alle coppie che invece non rinunciano ad organizzare tutto da soli, ma saggiamente capiscono di non voler lasciare eventuali coordinamenti, il giorno delle nozze, nelle mani di genitori o amici. Ricordatevi che anche parenti ed amici fanno parte degli invitati, e voi per primi desiderate che anche loro possano godersi questo giorno meraviglioso, tanto atteso e programmato.

Ricordatevi che…

Molte coppie pensano di non averne bisogno perchè la location dispone di una coordinatrice: ricordatevi che non si tratta esattamente della stessa figura. E’ importante essere ben consapevoli delle proprie necessità il giorno delle nozze, ed eventualmente essere informati di quali servizi la coordinatrice della location è in grado di seguire per voi.

Non fatevi influenzare dalla vostra disponibilità di budget. Se pensate di aver bisogno di una coordinatrice e avete un budget limitato, provate comunque a contattarla, spiegate con molta onestà il vostro limite, e cercate di negoziare.

4.  IL COLLOQUIO: alcuni suggerimenti

Chiedete cosa include il servizio, qualcosa in merito all’esperienza nel settore delle nozze, l’orario di inizio-fine servizio, concordate con quanto anticipo iniziare il rapporto di coordinamento rispetto al giorno delle nozze.

È importante, già dal primo incontro, che dimostri coinvolgimento ed entusiasmo, fatevi guidare dall’intuito. Assicuratevi che vi presti attenzione e che colga lo spirito e lo stile che volete trasmettere. Ricordatevi che la Wedding Day coordinator diventerà il vostro alter-ego durante il giorno delle nozze, quindi la fiducia è importante