THE WEDDING DAY COORDINATOR ovvero la “Coordinatrice del giorno delle nozze”
- L’attività della WDCoordinator
- In cosa conisiste il servizio ed il suo valore aggiunto
- A chi si rivolge
Alla domanda “avete bisogno di una wedding planner?” la risposta non sarà
necessariamente si o no, perché esiste una simpatica via di mezzo tra
“affidarsi ad una Wedding Planner” e “organizzare le nozze in autonomia” ed è
la figura della “Wedding Day coordinator” o meglio la “Coordinatrice del giorno
delle nozze”
INTRODUZIONE
Se alla domanda “avete bisogno di una wedding planner?” la vostra risposta
è un “NI”, vi proponiamo la figura che fa per voi: la “Wedding Day
Coordinator” o meglio la “Coordinatrice
del giorno delle nozze” .. potrete affidarvi a Lei dopo aver
pianificato e scelto di persona tutto ciò che desiderate per il vostro
matrimonio ...
Ecco in pillole i servizi proposti da tale figura ... il fine? Quello di
farvi vivere il giorno delle nozze in completo relax in compagnia dei vostri
invitati, sicuri di avere qualcuno al vostro fianco a cui delegare lo stress
dei piccoli dettagli ..
1. LA FIGURA DELLA WEDDING DAY COORDINATOR
Dopo
mesi trascorsi a pianificare il vostro evento, a far si che tutti i dettagli
rispondano al tema da voi scelto, filo conduttore in tutte le fasi, avete
bisogno di delegare qualcuno che capisca e condivida l’importanza di ogni
dettaglio, e di conseguenza si accerti che ogni servizio venga realizzato come
stabilito e concordato. Sappiamo tutti che i preparativi fatti durante i mesi
precedenti, diventano più impegnativi proprio il mese prima delle nozze, con il
rischio, per gli sposi, di accumulare stress e non avere il tempo necessario
per rilassarsi.
Perchè
ridursi in questo stato? La vostra Wedding Day Coordinator vi sostituirà in tante
piccole attività, che avete già concordato, ma che necessitano solo di essere
concretizzate. Importante quindi instaurare subito un rapporto di fiducia,
affinchè diventi la vostra ALTER-EGO.
Deve
essere una persona esterna rispetto a qualsiasi fornitore scelto, per potervi
assicurare imparzialità nell’attività di coordinamento.
2.
IN COSA CONSISTE IL SERVIZIO ED IL
SUO VALORE AGGIUNTO
La
Wedding Day Coordinator
e la coppia di sposi, dopo un breve colloquio e la conferma dell’incarico, si
incontreranno uno/due mesi prima del matrimonio, analizzeranno insieme, punto
per punto, ogni cosa pensata e ideata dagli sposi per il loro evento. Verrà
messo in opera un programma, ed il timing da seguire il giorno delle nozze, ed
una check list con gli ultimi dettagli.
Il
ruolo prevede il coordinamento e la regia del giorno delle nozze: ciò significa
che nei giorni precedenti l’evento, la WDC contatterà tutti i fornitori per
concordare il timing, ed eventuali dettagli, necessari per programmare una
scaletta. Si assicurerà che tutti i dettagli che avete pianificato per mesi,
vengano realizzati esattamente come da voi programmati.
LA
WDC controllerà che il
fiorista arrivi in tempo presso chiesa e location, coordinerà la consegna del
bouquet della sposa e bottoniere per lo sposo e i testimoni; sistemerà i
libretti della messa sulle panche, preparerà il riso affinché non lasci aloni
bianchi sull’abito dello sposo. Distribuirà i bigliettini con le indicazioni
stradali da Chiesa a Location agli invitati. Si accerterà che la location
rispetti la disposizione concordata, posizionerà il tableau, i menù e i
segnaposto personalizzati. Allestirà il tavolo delle bomboniere. Rimarrà a
disposizione per eventuali necessità da parte degli ospiti, coordinerà i musicisti
ed eventuali spostamenti e/o pagamenti da parte degli sposi.. ma soprattutto
sarà il punto di riferimento per gli sposi!
Il
giorno del matrimonio è a completa disposizione dalla mattina fino a fine
serata, infatti indosserà scarpe comode perchè sa che i dettagli da coordinare saranno
tanti.
Delegare
parenti ed amici non è molto piacevole, ricordatevi che anche loro fanno parte
degli invitati, e voi per primi desiderate possano godersi questo giorno
meraviglioso, tanto atteso e programmato.
La
Wedding Day coordinator scelta diventerà il punto di riferimento per tutti i
fornitori. Dovrà contattali prima del giorno delle nozze per capire come
organizzarsi. Revisionerà gli accordi presi, per organizzare la scaletta delle
attività e il timing. Molto importante: la wedding day coordinator effettuerà
il sopralluogo della location con gli sposi, e studierà insieme a loro la
dinamica dell’evento.
Il
giorno delle nozze sarà lì pronta a condurre lo show!
Solitamente
la Wedding D arriva con il primo fornitore e finisce quando l’ultimo invitato
sarà andato via.
3. A
CHI SI RIVOLGE il servizio della ‘WEDDING DAY COORDINATOR’
Dopo
aver chiarito il concetto di Wedding
Day coordinator rispetto alla figura della
Wedding Planner che già conosciamo, ecco a quali coppie è
consigliato tale servizio:
alle coppie che non hanno una voce di
budget dedicata al servizio di una wedding planner,
alle coppie che, sicure di potercela fare
per contro proprio fino alla fine, si accorgono di aver bisogno di aiuto a
ridosso dell’evento nel momento in cui tutti i dettagli pianificati vanno anche
concretizzati e messi in scena il giorno delle nozze,
alle coppie che invece non rinunciano ad
organizzare tutto da soli, ma saggiamente capiscono di non voler lasciare
eventuali coordinamenti, il giorno delle nozze, nelle mani di genitori o amici.
Ricordatevi che anche parenti ed amici fanno parte degli invitati, e voi per
primi desiderate che anche loro possano godersi questo giorno meraviglioso,
tanto atteso e programmato.
Ricordatevi che…
Molte
coppie pensano di non averne bisogno perchè la location dispone di una
coordinatrice: ricordatevi che non si tratta esattamente della stessa figura.
E’ importante essere ben consapevoli delle proprie necessità il giorno delle
nozze, ed eventualmente essere informati di quali servizi la coordinatrice
della location è in grado di seguire per voi.
Non
fatevi influenzare dalla vostra disponibilità di budget. Se pensate di aver
bisogno di una coordinatrice e avete un budget limitato, provate comunque a
contattarla, spiegate con molta onestà il vostro limite, e cercate di
negoziare.
4. IL
COLLOQUIO: alcuni suggerimenti
Chiedete cosa include il servizio, qualcosa in
merito all’esperienza nel settore delle nozze, l’orario di inizio-fine
servizio, concordate con quanto anticipo iniziare il rapporto di coordinamento
rispetto al giorno delle nozze.
È importante, già dal primo incontro, che dimostri coinvolgimento
ed entusiasmo, fatevi guidare dall’intuito. Assicuratevi che vi presti
attenzione e che colga lo spirito e lo stile che volete trasmettere.
Ricordatevi che la Wedding Day coordinator diventerà il vostro alter-ego
durante il giorno delle nozze, quindi la fiducia è importante
